Comment mesurer sa productivité au travail.

C’est bien la question à se poser.

Office 365 propose une option peu connue pour Outlook, Insights. Cet utilitaire Outlook permet de mesurer sa productivité au travail et de connaitre la répartition de son temps entre différentes activités.

J’ai découvert cette option par hasard dans les menu de Office 365. Insights me donne toutes les deux semaines un rapport sur mon activité. Je peux aussi l’avoir à la demande. Plus que des statistiques, il me propose aussi des actions correctives.

Insights est un complément à Outlook, nous avez le menu dans la barre en haut, vous pouvez l’activer à tout moment.

Ouvrir le complément Insights

Source : https://docs.microsoft.com/fr-fr/workplace-analytics/myanalytics/use/add-in

Vous pouvez utiliser le complément Office Insights dans les environnements suivants :

Bureau Windows Outlook

1. Ouvrez le ruban Accueil de Microsoft Outlook.
2. Sélectionnez l’icône Insights :

Outlook sur le web

1. Ouvrez Outlook sur le Web.
2. Ouvrez un message électronique.
3. Sélectionnez les points de suspension (…) dans le coin supérieur droit de votre message électronique, puis sélectionnez Insights:

Indicateurs Insights pour la productivité

On ne peut pas vraiment choisir les indicateurs par contre ils sont nombreux. Pour illustrer l’article, je vais utiliser mes propres statistiques.

Ci-dessous les principales statistiques Insights sur mon temps de travail mais aussi de bien être. Grace à cela je sais que je dispose de 24% de mon temps pour travailler seul (sans être dérangé). C’est très peu en fait. on ne se rend pas compte du temps passé en réunions. Le vrai plus du module Insights c’est qu’il me propose de me libérer du temps et pour cela il va poser des plages dans mon agenda tout seul.

Second constat, j’ai eu des interactions avec 102 personnes c’est énorme je trouve. Surtout si l’on sait que dans l’entreprise on est 130. En 4 semaines j’ai quasiment parlé à tout le monde. Mon temps collaboratif frise les 80% et Outlook me propose d’approfondir ce temps de travail. Une mine d’or je vous dis ce module.

Ci-dessous autre analyse. J’ai passé beaucoup de temps avec une personne (on a travaillé sur les budgets) et j’ai invité des collègues au dernier moment. c’est pas bien, il faut que je sois attentif à cela. Information capitale, je lis mes messages reçus moins de 30 minutes après réception. Quel niveau de service. Je pourrais travailler dans un centre d’appel !!

Ci-dessous on voir une évolution intéressante. j’ai réussi à me garder plus de temps pour travailler seul. C’est grâce à Insights que j’ai pu me rendre compte de cela.

Avec Insights, je fais progresser mon efficacité et je fais plus attention aux autres

Régis BAUDOUIN

Habituellement, je viens tôt le matin pour travailler plus efficacement. On voit ci-dessous qu’entre 6h et 8 h je traitre le plus de messages mails. Imaginez que j’en lis 1235 par mois. Ca fait peur !!

Grace à cette exemple réel on voit bien l’utilité du module, pour se mesurer et éviter d’en faire trop. Surtout être plus efficace. On ne change que ce que l’on mesure.

Insight propose aussi de réserver du temps pour certaines activités. On peut se bloquer l’agenda pour les déjeuners chaque jour et pour du travail personnel. C’est utile pour garder la maitrise de son agenda et donc de sa productivité.

De suite on peut voir l’autre coté du sujet. Mais mon employeur à accès lui aussi à toutes ces stats ? Oui. Il les a. Maintenant qu’en faire. Si je suis développeur, ou commercial, le plus important c’est quoi. Le nombre de mails ou le nom de de rendez-vous ou de bug ? Comme toujours, un outil s’utilise pour le bon problème. Insights c’est pour améliorer son organisation, pas surveiller les collaborateurs.

Me concernant, j’adore ce module et il m’aide beaucoup pour ma productivité. Dites moi ce que vous en pensez dessous en commentaire.